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鬱ニートが思う社会人1年目の資料作成術

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皆さま、どうも。こんにちは、Qちゃん(@qtarou1111blog)です。

社会人1年目の皆さんもそろそろ配属が決まったり、配属後研修が終わって、実務についたころではないでしょうか?

社会人になって苦労することとしてExcel!ひたすらやりましょうと記事にしました。

ニートが思う社会人1年目で必要なExcelスキル皆さま、どうも。こんにちは、Qちゃん(@qtarou1111blog)です。 どうやって学べばいいの?忙しくて参考書全部読...

まだエクセル時短術をマスターしてない人は上の記事を参考にしてみてください。

社会人1年目に必要なスキルのおさらいもしておきましょう。

https://qtarou1111.com/bestskillfornewgrad/

今回は僕が実践していた資料作成術の極意をまとめました。

資料作成までの流れ

社会人になると様々な資料の作成を求められます。

報告書、始末書、提案書、決算書などなど。

今回はその中でも提案書の資料作成術にフォーカスしていきます。

提案書を考える際、どんなことを考えますか?必要なデータ集め

データと提案の辻褄を合わせる

提案書のデザインを考える

一重に提案書を作ると言っても作るまでに色々考えこんで作業が進まない人が多いです。

そこで僕が使っていたのはこのフレームワークです。

  • 目標
  • 現状
  • 課題
  • 解決策
  • 結論

それではこの5つの要素を詳しく見ていきましょう。

目標

提案書を作成する上で、一番重要な部分です。

「その提案をして、どんなゴールを目指すのか」

僕は目標を2パターンに分けて考えてます。

1. 相手(クライアント)の持つ目標

2. 自分(自社)がやってもらいたいこと。

例えば、インターネット販売に例えると、このようになります。

1. 売上月間100万円を達成する。

2. 達成するために販促予算をもらう(セール企画、広告戦略、クーポン、ポイントなど)

提案する上で、クライアントの目標を達成に導くことが最重要課題です。

ただその目標を達成するために自社サービスを手段の一つとして利用してもらう。

これが営業とクライアントの関係だと思います。

ゴールを明確に決めることで、クライアントの求めること、自分が目標達成の手段を提供(契約、売る)することができます。

現状

目標が定まったところで次にすべきことは現状把握です。

ここでは現状を客観視することが必要です。

先ほどの事例をそのまま使って考えると、このようになります。

現状は月間50万円の売上。目標100万から現状50万を引くと差分が50万と出てきます。

目標に対してどのくらい差分があるのかをしっかり明確化しましょう。

課題

目標、現状をしっかり把握したところで課題の特定です。

売上が伸びない原因をあげていきます。

例えば、アクセス数(お客さんが来る数)が少ないのか、もしくはアクセス数は来ていても、実際に商品を買われていないのか。

つまり、転換率が低いのかどうかということですね。

課題は詳細にせず、出せるだけ出してみましょう。

解決策

目標、現状、課題を特定したあと、いよいよ提案の一番重要な部分に取りかかります。

解決策の提示ですね。

様々な視点からのアプローチがありますが、ここで一番注意したいことは一つだけです。

解決策が目標の本質からぶれていないかどうかです。

例えば、先ほどの事例をまとめると

目標: 月間100万の売上

現状: 月間50万の売上、差分が50万円

課題: アクセス数が足りていない。転換率が低い。

このような条件だった場合に解決策が例えばこのような場合だったらどうでしょう。

お店の看板のデザインを変える

全く解決策になってませんよね?

解決策を提示する際は今まで作ってきた流れの軸をしっかり守りましょう。

今回の場合だと、解決策例の一つはこうです。

  • アクセス数増加を狙って、広告戦略を取る。
  • 転換率向上のためレビュー施策を打つ。

このとき、短期的施策、長期的施策の両軸を提案できるとさらに提案の質が高まります。

結論

最終的な結論の部分です。ここはこれまで作ってきた内容をまとめましょう。

〇〇という目標を達成するための、現状は〇〇で差分が〇〇です。現状からの課題は〇〇なので、こういうことがいえます。

解決策は〇〇です。実施しましょう。

フレームワークを使うことによって、自分の提案が筋の通ったものになります。

ロジカルシンキングも社会人1年目でよく聞くワードだと思いますが、それもこれで鍛錬できます。

まとめ

今回は社会人1年目の資料作成のフレームワークについてまとめました。

再度おさらいしましょう。

  • 目標
  • 現状
  • 課題
  • 解決策
  • 結論

フレームワークを使った上で資料を作成すると、内容の質、効率が段違いに変わります。

一度試してみてください。